GRID NV kiest voor een twin datacenter oplossing

De Gezamenlijke Regionale ICT-Dienst (GRID) verzorgt de ICT voor de gemeenten: Westerwolde, Oldambt, Pekela en Veendam, daarnaast ook voor Afeer en RWLP. GRID N.V. levert ongeveer 1.800 werkplekken en ze beheren ongeveer 300 applicaties. Daarnaast automatiseren ze veel gemeentelijke processen en zorgen ze ervoor dat 120.000 burgers veel van hun gemeentelijke zaken online kunnen regelen. Kortom, bij GRID zit niemand stil!

De aanloop

Zo’n uitgebreide ICT-dienstverlener voor veel burgers en medewerkers vraagt om zeer uitgebreide apparatuur en een optimale beschikbaarheid voor alle applicaties. Daarom is er gekozen voor een twinning oplossing, oftewel twee gespiegelde datacenters. Met op beide locaties dezelfde apparatuur en inrichting en een uitstekende redundante verbinding naar de hoofdlocatie.

GRID had voorheen altijd zijn apparatuur in twee serverruimtes op 2 verschillende gemeentehuizen ondergebracht in Oost Groningen. Maar, zoals CJ2 te maken heeft met de ISO en de NEN normen, heeft GRID zich te houden aan de BIO. (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) Vanuit de BIO waren de eisen strenger geworden en daarmee voldeden de oude datacenters niet meer. Daarnaast wil GRID zich focussen op hun core business en niet op onderhoud van koelmachines en Noodstroomvoorzieningen. GRID ging in 2019 op zoek naar een datacenterdienstverlener waarbij ze dezelfde twinning oplossing konden toepassen als voorheen.

Zo kwamen ze terecht bij CJ2, die op twee locaties in Groningen betrouwbare en solide datacenters aan kon bieden, met uitstekende beveiligings-, stroom- en koelvoorzieningen. GRID heeft zelf alle apparatuur, dus het enige wat ze nodig waren, waren meerdere racks op beide locaties en de allerbeste verbinding naar Scheemda.

Testen en verhuizen

Met het afnemen van meerdere racks bij CJ2 op de locaties Westpoort (NorthC datacenter) en Data Hotel Groningen (QTS datacenter), kon het daadwerkelijke verhuizen van de apparatuur in 2020 eindelijk beginnen. De CJ2 locatie Westpoort werd als eerste locatie ingericht waarop GRID de eerste testen kon gaan uitvoeren. Naast het testen van de verbinding(en) werd er in de testrondes voornamelijk goed gekeken naar de start-up en de shutdown van de apparatuur, of de applicaties weer opstarten zoals het moet en of de verbindingen via de juiste wegen lopen.

De eerste testrondes waren niet geheel zonder problemen, zo had GRID last van hardware problemen en was de verbinding met de hoofdlocatie nog niet vlekkeloos. Maar uiteindelijk ging de 3e testronde vlekkeloos en was de volgende fase in zicht, het inrichten van de tweede locatie op de CJ2 locatie Data Hotel Groningen.

De coronacrisis

Op 16 maart werd de intelligente lockdown aangekondigd vanuit de overheid in verband met het corona virus. Voor GRID een hele uitdaging, want naast dat ze nog een tweede locatie moesten inrichten op Data Hotel Groningen, moesten de engineers van GRID heel veel ondersteuning bieden aan alle klanten en hun medewerkers met het thuiswerken. Mede door de coronacrisis heeft de digitalisering een enorme boost gekregen bij de gemeenten.

“De servicedesk heeft het ontzettend druk gehad, er was een verdubbeling in het aantal calls als wat ze normaal binnenkrijgen.”, aldus Arthur Fischer. “We hebben in anderhalve week bij iedereen Teams kunnen installeren, zodat medewerkers konden video vergaderen. Er is bewust gekozen voor Teams, omdat het een onderdeel is van Office 365. Verder zit het security wise heel goed in elkaar”.

Maar naast dat ze veel ondersteuning moesten bieden aan klanten, hebben ze ook een keuze gemaakt over de tweede verhuizing. Deze moest doorgaan, zij het in teams van 2 personen, zodat de 1,5 meter gewaarborgd kon worden. Uiteindelijk is de tweede locatie op 21 en 22 maart ingericht. De inrichting bij Data Hotel Groningen begon wat stroef. Door de genomen maatregelen tegen corona-verspreiding, was alleen de voordeur beschikbaar om al het materiaal naar binnen brengen. De spierballen van de mannen werden flink op de proef gesteld.

“Het was allemaal wel wat lastiger.”, verteld Stieven Mohan, engineer bij GRID, “We hadden een heel projectteam klaar staan, waarbij iedereen ontzettend veel kennis had van wat er te gebeuren stond. Nu moesten we het door de coronamaatregelen met minder mensen doen, waardoor veel handelingen wat langer duurden dan normaal. Gelukkig was er van de eerste verhuizing geleerd: het syncen van de storage duurt het langst, dus die is gelijk aangezet na aansluiting.”

Tijdens de verhuizing had het team van GRID ook nog last van een brandalarm bij Data Hotel Groningen en moesten ze het pand tijdelijk verlaten. Het betrof gelukkig een vals alarm en er werd door de sitemanagers van QTS heel goed gecommuniceerd naar de aanwezigen. Na een grondige check door site management, mocht GRID de verhuizing afmaken.

Inmiddels zijn alle verbindingen naar de beide locaties actief, de laatste fase van het lange project is eindelijk in zicht. Het vervangen van alle netwerkknooppunten, die allemaal via de nieuwe datacenters moeten lopen.

In de toekomst

Wanneer GRID apparatuur moet vervangen, gaan ze nadenken over een nieuwe ICT oplossing. Voor nu zijn ze tevreden met een twinning oplossing en de snelle verbindingen richting de klanten. De eerste jaren kunnen ze vooruit met de huidige omgeving en locaties. De CJ2 locaties waar GRID nu de racks in gebruik heeft, voldoen aan alle verwachtingen op gebied van koeling, security en stroomvoorzieningen.

Om te werken in de nieuwe 1,5 meter samenleving is GRID nu volledig geconcentreerd op de upgrade naar Office 365 voor alle klanten en daarnaast de werk- en flex plekken verder inrichten en klaarzetten. Medewerkers moeten straks kunnen rekenen op een veilige werkomgeving, waarbij er maximaal ingezet wordt op video vergaderen. Dit vergt ook zeker de nodige aanpassingen in de ICT-infrastructuur van GRID, daar hebben ze voorlopig hun handen wel vol aan.

Wil je meer weten over GRID, of over de diensten die CJ2 heeft geleverd? Klik dan op de linkjes in de tekst, of bel rechtstreeks met CJ2: 050-5714240.